Data: It’s making me crazy!

‘Data is key’ en ‘BIG-data’ zijn termen die in het huidige bedrijfsleven ontzettend vaak genoemd worden. Vandaag de dag zijn we ontzettend bang om ook maar iéts te missen. Om er nog maar een dooddoener in te gooien: ‘meten is weten’ en daar klampen we ons enorm aan vast.

De kracht van data

Data verzamelen is ook enorm belangrijk. Het helpt bij het maken en onderbouwen van keuzes, monitoren van doelstellingen en vele andere zaken. Elk bedrijf heeft doelen en wil gedurende de periode tussentijds wel weten of de doelen gehaald gaan worden, of ze te ambitieus zijn opgesteld of juist veel te voorzichtig.

Data kan dus iets héél moois zijn als het op de juiste manier verwerkt wordt. En daar wringt nou juist de schoen: verwerken. Tegenwoordig hebben bedrijven zoveel informatiestromen dat het moeilijk is om alles geordend te kunnen houden. Papieren data, digitale data, telefonische data, vergaderingen waarin zaken besproken worden. Hoe kan je op deze manier nog alles overzichtelijk houden.

Software de oplossing?

Hoe kan je er nu voor zorgen dat data ook daadwerkelijk nuttig wordt voor de organisatie? Minimaal 90 % van de data die we verzamelen is namelijk ongestructureerd. Daarnaast slaan we ook nog eens minimaal 15 keer hetzelfde bestand op, allemaal op verschillende ‘locaties’
Is software dan de oplossing. Gedeeltelijk. De verschillende softwarepakketten zijn namelijk vaak de bron van de dubbele data. Maar worden deze op een juiste manier ingezet, dan kan er een goed geordend document managementsysteem ontstaan. Document management is belangrijk om data te structureren zodat u het ook daadwerkelijk in uw voordeel kan gebruiken.

AVG-Proef

Een andere bijkomstigheid wanneer uw data goed geordend is, is dat u hiermee AVG-proof bent. Sinds mei 2018 is de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming actief en is elke organisatie verplicht om op een veilige manier met gegevens om te gaan. Met een gestructureerd systeem zijn er nooit losse eindjes binnen uw organisatie!