De AVG-proof receptie!

In mei 2018 is de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ingegaan. Deze wet dwingt bedrijven en organisaties zorgvuldig met persoons- en andere privacygevoelige informatie om te gaan. Veel bedrijven hebben hier werk van gemaakt om de gegevensbescherming goed op orde te krijgen. In grote lijnen staat de gegevensbeveiliging ook als een huis. Maar veel bedrijven zien de kleine gevallen over het hoofd.

Bezoekersregistratiesysteem

Neem bijvoorbeeld het bezoekers registratiesysteem. Er zijn een hoop organisaties die vanwege de veiligheid en voor de BHV’ers bezoekers laten tekenen voor aankomst en voor vertrek. Dus ze melden zich aan, vaak met naam en organisatie. En ze melden zich daarna af met een handtekening zodra ze het pand weer verlaten. Vervolgens arriveert er een nieuwe afspraak die hetzelfde proces ondergaat. Maar met intekenen van de aanwezigheid ziet die persoon dus wel wie hiervoor op bezoek is geweest. En dat is dus in strijd met de wet AVG.

Digitale receptie is de oplossing

Gelukkig is ook voor dit gevecht met de wet AVG een oplossing gevonden: De digitale receptie. Nee u heeft geen robot met een lieve vrouwenstem die uw bezoek ontvangt. Er staat in de ontvangstruimte een kastje waarop uw bezoek kan aangeven dat hij of zij gearriveerd is. Vooraf kan dus een afspraak ingepland worden. Bezoekers kunnen middels een QR-code of door gegevens in te voeren op het scherm zichzelf direct aanmelden. U ontvangt meteen een mailtje dat uw bezoek staat te wachten in de ontvangsthal. Krijgt u onverwachts bezoek? Geen probleem. Het is heel gemakkelijk om iemand achteraf nog in het systeem in te voeren.

Middels de digitale receptie ziet verder niemand wie uw kantoor heeft bezocht en voldoet u naast de eisen voor de AVG ook aan de ISO-normeringen. BHV’ers kunnen namelijk via een applicatie op de smartphone of tablet in één oogopslag zien wie er allemaal in het pand aanwezig zijn en adequaat reageren op een noodsituatie.