Een evenement organiseren? Lees deze tips!

Een inspirerend congres, een personeelsfeest, een bedrijfsevenement of een trouwfeest: een evenement organiseren we allemaal wel eens. HEt kan een klein verjaardagsfeest zijn of een groot zakelijk evenement. Wat het ook is: maak het onvergetelijk. Het is geweldig om op een geslaagd evenement terug te kijken. We delen graag onze tips om je hierbij te helpen. 

Organiseer het zelf

Wanneer er een beperkt budget is dan is het goed om het evenement helemaal zelf te organiseren. Kies de juiste hulp en zorg voor een goede planning. Maak een draaiboek en checklist van wat er allemaal voor het evenement moet gebeuren en ook van wat er op het evenement zelf zal gebeuren. Het is dan mogelijk om te gaan genieten van een geweldig feest. Het is heerlijk om alles zelf te doen. De voldoening achteraf is een stuk groter. Tevens scheelt het je een groot deel van het budget wat naar een evenementenbureau gaat. 

Een evenementenbureau

Wanneer er voldoende budget aanwezig is, is het slim om een specialist in te schakelen. Helemaal wanneer het gaat om een zakelijk event. Laat je de zorgen uit handen nemen door een vakman of vakvrouw in te huren. Ze kunnen vaak veel ideeën aandragen voor een geweldige locatie en goede catering. Ook dan is het slim om een draaiboek te hebben. 

De juiste locatie

Voor een geslaagd event is het belangrijk om een goede locatie te vinden. Het is belangrijk om een locatie te kiezen die bij de gasten past. Wanneer het erg zakelijk is dan weet je dat het wat luxer mag. Wanneer het voor de kinderen is dan is het belangrijk dat het vrolijk en fleurig is.  

Een foodtruck of cateraar? 

Kies op het event een goede catering. Het kan een foodtruck zijn of goede cateraar. Het is afhankelijk van de wensen en eisen. Door de juiste invulling te geven aan het eten en drinken heb je 50 procent van het succes van het event al afgedekt. Het eten en drinken is vaak iets waar men over napraat. 

Een spreker

Als er meerdere sprekers gezocht worden voor een evenement dan is het goed om een sprekersbureau in te schakelen. Ze kunnen vaak een mooie mix maken van de verschillende sprekers die ze vertegenwoordigen. Soms is het dan ook mogelijk om een korting af te dingen. De sprekers en eventueel ook een dagvoorzitter kan dan het hele programma vullen. Kies voor inspirerende en boeiende sprekers om iedereen goed te vermaken tijdens het event. 

Foto en video

Om alles mooi vast te leggen is het handig en goed om een fotograaf in te huren. De foto’s kunnen helpen om het evenement het jaar erna mee te promoten en te pushen. Het is ook goed om een after video te maken en te delen. Het is de warming up voor het jaar erna. Verkoop je kaarten voor het evenement? Dan is een early bird actie op zijn plaats. De echte die hard fans zullen zich direct aanmelden om het jaar erna niet te missen.