Je eerste werknemer aannemen: een praktisch stappenplan

Op een gegeven moment red je het niet meer alleen. De agenda zit vol, je zegt opdrachten af en je werkt elke avond door. Dan komt het idee: misschien wordt het tijd voor personeel. Dat is een spannende stap, want een werknemer aannemen is iets anders dan een freelancer inhuren voor een klus. Je neemt verplichtingen op je die maanden of jaren doorlopen. Hieronder loop je de fases door, van twijfel tot de eerste werkdag.

Stap 1: bepaal of je echt iemand in dienst wilt

Voordat je een vacature opstelt, is het slim om eerlijk te kijken naar je situatie. Een werknemer kost meer dan alleen het brutoloon. Reken op werkgeverslasten, vakantiegeld, doorbetaling bij ziekte en pensioenpremie als er een regeling geldt. Verplicht zijn in elk geval minstens het minimumloon, 8 procent vakantiegeld en de premies die je als werkgever afdraagt; in sommige bedrijfstakken is ook een pensioenregeling verplicht. Vraag je boekhouder of accountant wat een werknemer jou in totaal kost, en kijk of je in aanmerking komt voor een loonkostenvoordeel, bijvoorbeeld als je een oudere werknemer of iemand met een arbeidsbeperking aanneemt.

Vraag jezelf af of het werk structureel is. Heb je elke week genoeg te doen, of zit je in een drukke piek die straks weer afzakt? Bij tijdelijk werk past misschien beter een uitzendkracht of een ZZP'er. Wil je iemand die meegroeit met je bedrijf en kennis opbouwt, dan is een vast contract logischer.

Stap 2: regel je werkgeverschap bij de instanties

Zodra je serieus iemand wilt aannemen, moet je je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Je krijgt dan een loonheffingennummer, dat je nodig hebt om loonheffingen af te dragen. Dit regel je voordat de werknemer begint, dus stel het niet uit tot de laatste week.

Verder is het verstandig om een paar zaken op orde te hebben:

• Een bedrijfsarts of arbodienst: je bent verplicht je daardoor te laten ondersteunen. Wordt een werknemer ziek, dan betaal je tot twee jaar lang minstens 70 procent van het laatste loon door, en in het eerste jaar minstens het minimumloon. Dat risico kun je verzekeren met een verzuimverzekering.
• Een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en een preventiemedewerker. Met 25 werknemers of minder mag je die rol zelf vervullen.
• Inzicht in de cao die mogelijk voor jouw branche geldt: daarin staan vaak de lonen, toeslagen en andere arbeidsvoorwaarden. Het wettelijk minimumuurloon geldt altijd en wordt op 1 januari en 1 juli aangepast.
• Een goede salarisadministratie, hetzij via een boekhouder, hetzij met software die de loonstroken en aangiften verzorgt.

Stap 3: schrijf een vacature die de juiste mensen aanspreekt

Wees concreet over wat iemand de hele dag gaat doen. Een vacature vol holle frasen over een dynamische omgeving trekt sollicitanten aan die niet weten waar ze aan beginnen. Beschrijf de taken, het aantal uren, het salaris of een bandbreedte, en wat jouw bedrijf bijzonder maakt. Eerlijkheid over de werkdruk en de cultuur scheelt je later teleurstellingen aan beide kanten.

Stap 4: selecteer en voer gesprekken

Lees brieven en cv's met een open blik, maar bewaak je eigen lijst met must-haves. Tijdens een gesprek leer je het meest door door te vragen op concrete situaties. Vraag niet of iemand stressbestendig is, maar laat diegene vertellen over een keer dat het echt misging. Let ook op de klik, want bij een klein team werk je dicht op elkaar. Een tweede gesprek of een proefopdracht geeft vaak meer zekerheid dan een gevoel na een half uur praten.

Stap 5: maak een contract dat klopt

Hier maak je belangrijke keuzes. Bied je een tijdelijk contract aan of meteen vast? Een proeftijd is niet verplicht. Spreek je er een af, leg die dan schriftelijk vast. Bij een tijdelijk contract van zes maanden of korter mag het niet, bij een tijdelijk contract van meer dan zes maanden maar korter dan twee jaar is het hooguit een maand, en bij een vast contract of een contract van twee jaar of langer hooguit twee maanden. Leg in het contract minimaal vast: functie, salaris, uren, ingangsdatum, vakantiedagen en de geldende cao. Verzamel ook de gegevens die je nodig hebt voor de administratie, zoals het burgerservicenummer en een kopie van een geldig identiteitsbewijs. Je moet de identiteit van je werknemer controleren voordat het werk begint, en een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs bewaren voor een eventuele controle.

Stap 6: bereid de eerste werkdag voor

Een soepele start zegt veel over jou als werkgever. Zorg dat de werkplek klaarstaat, de inloggegevens werken en iemand weet waar de koffie staat. Plan voor de eerste weken een inwerkprogramma, ook al ben je zelf druk. Wijs een vast aanspreekpunt aan, al ben jij dat zelf, en maak duidelijke afspraken over wat je in de eerste maand verwacht.

Wat daarna komt

Plan na een paar weken een kort evaluatiegesprek en houd de proeftijd actief in de gaten, want daarna is afscheid nemen lastiger. Denk ook vast na over verzuim en vervanging, want zelfs met één werknemer kun je een keer voor een lege werkplek staan.

Bronnen

• Ondernemersplein (overheid.nl), Voor het eerst personeel aannemen: aanmelden als werkgever, identiteitscontrole, arbodienst, RI&E, minimumloon, vakantiegeld en pensioen.
• Rijksoverheid, Hoelang duurt mijn proeftijd?
• Ondernemersplein (overheid.nl), Loon doorbetalen bij ziekte.