Hoe borg je de deling van kennis met je medewerkers of collega’s?

De moderne organisatie

Organisaties lijken niet meer op de organisaties zoals ze twintig jaar geleden waren. Het internet kwam nog maar net op stoom, kennis werd uit boeken gehaald en er werd nog gecorrespondeerd per post. Processen verliepen langzamer. De mogelijkheden om sneller te handelen met de moderne middelen is een zegen, maar tegelijkertijd worden er ook hogere eisen gesteld aan de snelheid van processen. Dat is een uitdaging voor de accountmanagers en keyaccountmanagers van deze tijd, die steeds vaker de interactie met klanten moeten delegeren naar andere medewerkers.

Overleg borgt kennisdeling niet meer

In de snelheid van het werken komt men er in het traditionele overleg niet meer aan toe om de belangrijkste kennis te delen. Dat geldt zeker niet bij business-to-businessklanten waarmee een intensieve en complexe samenwerking bestaat, met veel regeltjes.

Behalve dat de nodige informatie bij de medewerkers in een overleg niet beklijft, is er ook weinig ruimte om toe te lichten waarom bepaalde afspraken of procedures zijn veranderd. Dat laatste kan juist weer van belang zijn om belangrijke afspraken te onthouden. Daarom is het ‘onthouden’ van afspraken niet meer van deze tijd. 

Bovendien zou je wel heel veel gele plakkertjes nodig hebben om alle wijzigingen die per week worden doorgevoerd goed voor ogen te kunnen houden. Gelukkig bestaan er meer georganiseerde manieren.

LMS en platforms bieden uitkomst

Steeds meer organisaties stappen over naar een andere, digitale vorm van kennisdeling. Organisaties creëren een platform waar alle informatie, zoals afspraken, bedrijfsbeleid en draaiboeken te vinden zijn en die beheerd worden door de verantwoordelijke. Waar tot enkele jaren geleden iedere medewerker elk gewijzigd document onoverzichtelijk in zijn mailbox terugvond, biedt zo’n platform meer uitkomst.

Het voordeel is dat de verantwoordelijke de informatie kan wijzigen en dat die wijzigingen op het platform worden doorgevoerd. Zo heeft iedereen die de informatie opzoekt als hij die nodig heeft, de meest recente versie. Ook bestaat de mogelijkheid om notificaties aan iedereen te versturen op het moment dat informatie gewijzigd is. Degene die ermee moet werken, weet dan dus dat deze eerst de updates even moet checken.