Hoe organiseer je een evenement?

Een evenement organiseren lijkt makkelijk, maar er komt nog meer bij kijken dan je in de eerste instantie denkt. Wie ga je namelijk uitnodigen? Is er genoeg eten en drinken? En is er ruimte voor een band of muziek? In dit artikel geven wij je dan ook graag een aantal tips voor het organiseren van een evenement. Dit scheelt je weer een hoop stress en zo kun jij je focussen op de organisatie zelf. Doe er dus je voordeel mee! 

Locatie regelen 

Voor sommige evenementen moet er een locatie afgehuurd worden. Bijvoorbeeld bij een trouwerij, bedrijfsuitje of een verjaardag waar veel mensen komen. Begin dan ook eerst met het regelen van de locatie. Het komt namelijk best vaak voor dat populaire locaties al snel volgeboekt zitten. Je kunt dus het beste een paar maanden van te voren onderzoek doen naar de locatie voor je feestje. Let hierbij op zaken als bereikbaarheid, maar ook de faciliteiten die aanwezig zijn op de locatie. Soms zit er bijvoorbeeld muziek en catering inbegrepen. Dit scheelt natuurlijk een hoop, aangezien je dit niet los meer hoeft te regelen. 

Evenement vormgeven 

Daarnaast is het goed om van te voren in kaart te brengen hoe je het evenement gaat vormgeven. Ga je een zakelijke bijeenkomst houden? Dan moet je ongetwijfeld presentaties voorbereiden en bedenken hoe je zakenrelaties te woord gaat staan. Heb je een informeel evenement? Ook dan moeten er dingen geregeld worden zoals muziek of activiteiten die er te doen zijn tijdens het evenement. Dit kun je eventueel doen met behulp van een party planner. 

Uitnodigingen versturen 

Uiteraard moet je ook op tijd de gasten uitnodigen, zodat zij de datum vast kunnen reserveren in hun agenda. Je kunt zelf leuke uitnodigingen bestellen en versturen met een leuke boodschap. Daarnaast is het voor je eigen organisatie ook van belang dat je weet wie er allemaal naar het evenement komen. Vermeld dus ook in de uitnodiging of de genodigden het willen aangeven als zij aanwezig zijn. Dan kun je hier rekening mee houden met het regelen van eten en drinken bijvoorbeeld. 

Online evenement 

Door de Corona crisis kunnen helaas niet alle evenementen meer in real life plaatsvinden. Daarom kun je ook overwegen om een online evenement te organiseren. Wil je een online webinar organiseren? Of wellicht een Zoom-evenement? Neem dan eens een kijkje bij Valo. Zij zijn onder andere gespecialiseerd in het organiseren van online evenementen.