Problemen bij het maken van een personeelsplanning

De personeelsplanning is misschien wel de meest ingewikkelde taak voor een ondernemer of bedrijf. Men moet met verscheidene zaken rekening houden. Wie kan en wil wanneer werken? Wie is er ziek? Zijn er feestdagen of persoonlijke vakanties? Hieronder vindt u een aantal veel voorkomende problemen bij het maken van een personeelsplanning.

Er is geen overzicht tijdens het plannen

Personeelsplanning is niet alleen maar het plannen van personeel. U moet niet alleen de benodigde uren, maar ook het beschikbare aantal uur van uw medewerkers en uw organisatie in kaart brengen. Als ondernemer dient u ook nog rekening te houden met de wensen en de beschikbaarheid van uw medewerkers. Als het rooster dan éénmaal gemaakt is, vinden er toch altijd weer onverwachte wijzigingen en situaties plaats waardoor u weer opnieuw kunt beginnen. Een goed personeelsplanningstool kan helpen om dit probleem zoveel mogelijk te voorkomen.

Medewerkers willen meer invloed hebben op de planning

Wanneer het rooster gemaakt en verstuurd is, begint het vaak pas echt! Medewerkers willen bijvoorbeeld ineens diensten ruilen, zijn door omstandigheden minder beschikbaar of kunnen onverwacht niet werken. Dit zorgt meestal voor onnodige berichtjes, appjes telefoontjes of e-mails tussen personeel en planning en personeel onderling. Dit kost niet alleen tijd, maar het kan ook veel verwarring opleveren. Door te werken met een (online) planningstool kunnen medewerkers zelfstandig hun beschikbaarheid doorgeven en aangeven hoeveel diensten zij graag willen en kunnen werken. Werknemers kunnen ook onderling ruilverzoeken doen en zo gemakkelijk collega’s vragen om een van diensten te ruilen. Is er een mogelijke ruil gevonden, dan wordt om goedkeuring gevraagd aan de planner of leidinggevende.

Medewerkers zijn niet goed op de hoogte van wijzigingen in de planning

Een rooster is een constant veranderend iets. Een medewerker moet dus goed op de hoogte zijn wanneer er voor hem of haar wijzigingen zijn ontstaan. U kunt elke medewerker natuurlijk persoonlijk benaderen doormiddel van bijvoorbeeld appen, mailen of door te bellen. Maar dit kost iedereen enorm veel tijd en kan voor veel verwarring zorgen. Hoe vaker het rooster aangepast wordt, hoe groter de kans dat een medewerker de wijzigingen niet meekrijgt en er dus verwarring ontstaat. Bovendien is het voor medewerkers erg verwarrend en irritant om steeds een nieuwe versie van het rooster te ontvangen als de gemaakte wijzigingen helemaal niet voor hen bedoeld zijn, maar het veranderingen zijn die voor zijn collega’s gelden. Een goede (online) personeelsplanner stuurt automatisch een e-mail naar de medewerkers met het meest recente rooster, ook wanneer dit op het laatste moment verandert. Zo zijn medewerkers altijd op de hoogte en in het bezit van hun meest recente rooster.