Tips voor productievere vergaderingen

Sommige dingen zijn gewoontes geworden en worden misschien als basis gezien. Ik moedig je aan om je af te vragen of je deze ideeën daadwerkelijk toepast op elke vergadering die je bijwoont. Zo niet, dan heb je ruimte om te verbeteren. Het implementeren van deze gewoonten is een geweldige manier om jouw effectiviteit snel te verbeteren. Als je al deze gewoonten aanhoudt, zal je leren dat vergaderingen een effectief hulpmiddel zijn om werk gedaan te krijgen.

#1 Zorg van tevoren voor een schriftelijke agenda

Vage intenties om een discussie over een onderwerp te voeren, eindigen zelden op een productieve noot. Als je net begint met agenda’s, begin dan met een puntlijst met onderwerpen die besproken moeten worden en zorg ervoor dat de deelnemers minstens één dag voor de vergadering materiaal ontvangen. Geef voor betere resultaten achtergrondinformatie op de agenda, zodat iedereen die aanwezig is dezelfde informatie heeft.

#2 Bekijk de deelnemerslijst

De mensen in de vergaderruimte maken of breken je effectiviteit. In veel vergaderingen zijn vaak de ‘key figure’ niet aanwezig. Als gevolg hiervan kunnen er geen belangrijke beslissingen worden genomen.

Voor organisatoren van vergaderingen: beperk het aantal mensen dat de vergadering bijwoont. Het doel van vergaderingen is om beslissingen te nemen en werk gedaan te krijgen. Voor het grootste deel zijn vergaderingen niet de beste manier om eenvoudig informatie te delen.

Voor deelnemers aan de vergadering: lees de deelnemerslijst voordat je de kamer binnenloopt. Zie je onbekende namen? Zo ja, overweeg je dan om ze op te zoeken in de directory van jouw organisatie. Verrassingen zijn niet je vriend als het gaat om vergaderingen.

#3 Beheer de vergadering bij de klok

De klik kijken is belangrijk in een effectieve vergadering. Als niemand de tijd in handen neemt, is het gemakkelijk om onvoorzichtig en ongericht te worden. Onthoud – wanneer mensen een vergadering bijwonen, kunnen ze niets anders doen. Laat de tijd tellen!

Voor organisatoren van vergaderingen: de vergadering op tijd beginnen en o tijd eindigen, zal jouw reputatie als georganiseerde persoon snel verbeteren. Als je een grote of complexe vergadering houdt, overweeg dan om een collega tet vragen om als tijdwaarnemer te dienen. Als het beheren van vergaderingen tot de klok voor jou een uitdaging is, zal de gewoonte de parkeerplaats een game-wisselaar zijn!

Voor deelnemers aan de vergadering: begin door vroeg op de vergadering aan te komen. Dat betekent zoveel mogelijk het vermijden van back-to-back-toezeggingen in jouw agenda.

Op zoek naar een vergaderlocatie in Rotterdam? Kijk eens of De Kuip iets voor jullie vergadering is!